La RFA, ou remise de fin d’année, est une pratique courante dans l’exercice comptable d’une entreprise. Elle renforce les transactions commerciales entre fournisseurs et clients. En effet, la RFA est une réduction accordée par le fournisseur par rapport au volume d’achats/ventes sur une période donnée. Elle impacte le chiffre d’affaires de l’entreprise ainsi que le bilan comptable dans l’exercice comptable. Mais comment comptabiliser la RFA et comment la gérer ? Et quels sont les pièges à contourner pour une comptabilisation de la RFA réussie ? Les réponses dans cet article !

Le principe de la RFA en comptabilité

La remise de fin d’année représente une réduction accordée en fonction du volume d’achats ou de ventes réalisé chez un fournisseur. La ristourne est définie sur une période donnée ou à l’année. Elle constitue un pilier dans les relations clients/fournisseurs, dans les prix des achats et la comptabilité générale de l’entreprise.

  • La RFA permet de négocier des ristournes basées sur des volumes d’achats qui n’étaient pas connus au moment de la signature du contrat. La remise de fin d’année permet ainsi d’ajuster les prix du volume d’activité sur une année ou une période donnée. Elle affecte l’état de la situation financière de l’entreprise dans l’exercice comptable afin de booster le C A.
  • Pour comptabiliser la RFA, on l’intègre dans les comptes de l’entreprise dans l’exercice comptable. Les réductions de fin d’année touchent divers comptes dans l’écriture comptable : les charges, les créances et le passif. Notons que la comptabilité de la RFA est établie avec sa propre facture.

Vu son poids dans le chiffre d’affaires de l’entreprise, la RFA est un atout clé pour négocier avec un nouveau fournisseur. C’est une carte maîtresse si le volume d’achats/ventes annoncé n’est pas convaincant. De plus, la RFA permet de bénéficier d’une remise supplémentaire sur les prix post négociations.

Les remises de fin d’année ne sont pas une charge administrative supplémentaire, mais plutôt une stratégie de négociation. Elles peuvent représenter des ristournes conséquentes sur les comptes de l’entreprise. Pour cela, la direction des achats doit se concerter avec la direction financière pour intégrer la RFA dans la comptabilité générale de l’entreprise.

Les pièges à éviter pour comptabiliser la RFA

La RFA influe directement sur le bilan comptable et le chiffre d’affaires selon le code du commerce. Pourtant, sa comptabilisation présente certains pièges. Avant de signer un contrat d’achats/ventes avec votre fournisseur et d’établir la comptabilité d’entreprise, voici quelques erreurs à éviter :

Négliger les conditions du contrat d’achats/ventes

L’inconscience des conditions du contrat reste une erreur courante dans la comptabilisation de la RFA. Prenez le temps de lire et d’analyser les conditions stipulées dans vos contrats d’achats. Ainsi, la direction de la comptabilité peut garantir l’application légale de la remise de fin d’année en cas d’audit comptable et financier.

  • En effet, certains fournisseurs exigent certaines requêtes spécifiques pour bénéficier de la réduction. En général, elle concerne la quantité d’achats/ventes minimale ou les échéances de paiement. Négliger ces points entraîne des erreurs dans l’exercice comptable et des litiges avec le fournisseur.
  • Pour éviter ce piège, adoptez une procédure de gestion de contrat solide liée à la RFA. Cela implique une analyse des clauses liées aux réductions de fin d’année. Votre expert-comptable doit anticiper le processus dès le début des négociations du contrat d’achats. Cela permet de vérifier les clauses pertinentes sur les réductions accordées jusqu’à la clôture de l’exercice comptable.

Omettre les exigences de documentation d’achats

Pour une comptabilité réussie de la RFA, il ne faut pas négliger les exigences de documentation. Alors, pensez à préserver tous les documents relatifs à la transaction pour bénéficier des remises accordées. Cela inclut les bons de commande, les factures et les contrats signés avec le fournisseur.

  • Le non-respect de ces exigences de documentation peut créer des problèmes lors des audits comptables et financiers. En plus, il y a un risque de discorde avec les fournisseurs sur le montant de la remise de fin d’année. En outre, l’entreprise aura du mal à justifier son état de situation financière lors de la comptabilisation de la RFA.
  • Pour contourner cela, utilisez un outil de gestion des documents de comptabilisation de la RFA. Adoptez un système de gestion électronique des documents (GED) au sein de la direction comptable. Cela permet d’organiser et de centraliser les documents comptables liés au contrat d’achats/ventes, après une formation du personnel.

Erreurs de suivi et de comptabilisation de la RFA

Le dernier piège à éviter dans la gestion de la RFA reste les erreurs de suivi et de comptabilisation des réductions accordées. Sachez qu’une erreur de comptabilité peut entraîner des difficultés sur la comptabilité générale de l’entreprise. Si le service comptable néglige les transactions liées à la RFA, l’entreprise risque de perdre le montant des remises et coûts associés.

Pour y remédier, mettez en place une procédure de contrôle interne pour la comptabilisation et le suivi de la RFA. Adoptez un logiciel de gestion, tel que Sage, pour rapprocher régulièrement les achats, les ventes et la comptabilité. Pour ce faire, proposez des formations à votre personnel.